Et salgsmøte, et styremøte eller en prosjektgjennomgang trenger ofte de samme tingene: tydelige tall, en historie som kan følges og mulighet til å svare på spørsmål uten å lete i 40 slides.
PowerPoint har lenge vært et verktøy for lysbilder som vises i én bestemt rekkefølge. Nå kan du bygge presentasjoner som fungerer mer som en enkel meny, et dashboard eller en visuell demonstrasjon. Microsoft Copilot kan hjelpe med førsteutkast, tekst, bilder, oppsummeringer og grafer. I nyere demonstrasjoner vises også en funksjon for Interactive Slides, der ett lysbilde kan inneholde knapper, filtre, tidslinjer, sliders og visninger som endrer seg når du klikker. [1] [5]
Det er viktig å skille mellom to ting:
- Copilot i PowerPoint: AI-hjelp til å lage og forbedre presentasjonen.
- Interaktivitet i PowerPoint: Funksjoner som Zoom, lenker, handlingsknapper og eventuelt Interactive Slides som gjør at publikum kan navigere eller utforske innholdet.
Copilot gjør ikke automatisk en vanlig presentasjon til et ferdig interaktivt system. Du må fortsatt kontrollere tallene, teste knappene og velge hva som bør være enkelt og hva som kan være interaktivt.
Før du velger løsning: Zoom, lenker og handlingsknapper er vanlige PowerPoint-funksjoner. Copilot krever vanligvis riktig Microsoft 365-lisens og organisasjonsoppsett. Interactive Slides og Record a Skill vises i demonstrasjoner som nye eller forhåndsviste funksjoner; test derfor hva som faktisk er aktivert i deres miljø før dere planlegger rundt dem.
Kortversjonen: hva får du ut av dette?
Copilot i PowerPoint er best som en rask førsteforfatter og redaktør. Den kan lage en første struktur fra et Word-dokument, foreslå tekst, oppsummere en presentasjon og hjelpe deg med å lage grafer fra et ryddig datasett. Du bør fortsatt eie historien, kontrollere tallene og bestemme hva publikum faktisk trenger å se.
Interaktive slides gjør at ett lysbilde kan fungere som et lite dashboard. Publikum kan for eksempel velge region, produkt eller år, og få frem riktig graf eller forklaring. Du kan også bygge en tidslinje, en sammenligning, en før-og-etter-slider eller en visning der man klikker på deler av en illustrasjon.
Det finnes også en enklere og mer stabil variant: bruk PowerPoints innebygde Zoom, lenker og handlingsknapper. Da lager du en hovedmeny og lar publikum gå til de delene de ønsker. Du trenger ikke den nyeste AI-funksjonen for å lage en nyttig interaktiv presentasjon.
Når passer det? Dette er særlig nyttig i salgsmøter, styremøter, opplæring og presentasjoner med mange spørsmål. Et dashboard kan gi oversikt, mens en vanlig slide fortsatt er bedre når du skal fortelle én kort og tydelig historie.
Les først: Stegene under går fra det enkle til det mer avanserte. Start med et dokument og én graf. Legg først til interaktivitet når du vet hvilket spørsmål den skal hjelpe publikum med å svare på.
Hva kan Copilot hjelpe med?
Microsoft beskriver Copilot i PowerPoint som et verktøy som kan lage en presentasjon fra en idé eller fra et Word-dokument, oppsummere en eksisterende presentasjon, svare på spørsmål om innholdet og hjelpe med tekst. Du kan også bruke en firmamal eller et Brand Kit der dette er satt opp i Microsoft 365-miljøet. [1] [4]
I videoene som ligger til grunn for denne artikkelen, vises blant annet følgende arbeidsflyter:
- lage en presentasjon fra et Word-dokument og bruke en PowerPoint-mal
- lage linje-, stolpe- og sektordiagrammer fra et regneark
- hente ut hovedpoenger fra en graf før Copilot lager nye slides
- gjøre en statisk graf om til redigerbare data i Excel før den limes inn i PowerPoint
- forbedre eller bytte ut et bilde på en slide
- bruke Copilot til å foreslå oppsummeringer, spørsmål og visuelle forklaringer
- bruke egendefinerte skills eller plugins der organisasjonen har tilgang til dette
Noe av dette kan være avhengig av lisens, Microsoft 365-versjon, organisasjonens innstillinger og om funksjonen er tilgjengelig i akkurat din tenant. Demonstrasjonene fra videoprodusentene bør derfor leses som eksempler på muligheter, ikke som en garanti for at alle ser de samme knappene.
Før du begynner: bestem hva presentasjonen skal gjøre
Ikke start med spørsmålet «kan Copilot lage en presentasjon?». Start med hva publikum skal gjøre etterpå.
Skal de forstå et budsjett? Velge mellom to løsninger? Utforske en salgsutvikling? Lære en prosess? Eller gå gjennom en status uten å se 40 slides i fast rekkefølge?
En enkel bestilling til Copilot blir bedre når du oppgir:
- hvem som skal se presentasjonen
- hva de skal forstå eller beslutte
- hvilke kilder som skal brukes
- hvor lang presentasjonen skal være
- hvilken tone og visuell stil du ønsker
- om du ønsker grafer, tidslinje, dashboard eller klikkbar navigasjon
Steg 1: Lag et førsteutkast fra et dokument
Start med et Word-dokument som inneholder det viktigste faglige innholdet. Bruk overskriftsstiler i Word, slik at Copilot lettere forstår strukturen. Microsoft anbefaler også å starte med virksomhetens PowerPoint-mal dersom dere har en fast profil. [1]
Åpne en ny presentasjon i PowerPoint, velg Copilot og prøv en instruks som denne:
Lag en presentasjon på 10 slides for ledelsen i en liten produksjonsbedrift. Bruk dokumentet som kilde. Forklar problemet først, vis tre hovedfunn, foreslå tiltak og avslutt med en slide som viser hva vi må beslutte. Bruk korte setninger, én hovedidé per slide og en rolig norsk forretningsstil.
Be deretter Copilot om å lage en grov struktur før du ber om ferdig design. Da får du mulighet til å korrigere rekkefølgen tidlig.
Steg 2: Lag grafer fra Excel-data
Copilot er mest nyttig når den får et ryddig datasett. Start med kolonner som har tydelige navn, datoer i samme format og tall uten blanding av tekst og enheter.
Et praktisk eksempel kan være et regneark med:
- måned
- omsetning
- antall ordre
- bruttofortjeneste
- produktkategori
- region
Be Copilot om å lage en graf med en konkret hensikt:
Lag en linjegraf som viser omsetning og antall ordre per måned. Bruk grafen til å peke ut tre utviklingstrekk. Ikke finn på forklaringer som ikke kan leses ut av tallene.
Be så om en egen slide:
Lag én slide med grafen, en kort overskrift som beskriver hovedfunnet og tre korte observasjoner. Vis tydelig hvilken periode tallene gjelder for.
I videoene vises også en arbeidsflyt der en statisk graf først legges inn i Excel. Copilot hjelper med å hente ut data og lage en redigerbar graf som senere kan kopieres til PowerPoint. Dette kan være nyttig når du bare har et bilde av en gammel rapport, men resultatet må alltid sjekkes mot originalen. [7]
Copilot kan lage en pen graf som bygger på feil tolkning. Kontroller derfor alltid datakilde, periode, enhet, summer og akser før presentasjonen brukes i et møte.
Steg 3: Lag en interaktiv dashboard-slide
I videoen om Interactive Slides velges en ferdighet kalt `create-interactive-slide`. Deretter kan brukeren velge oppsett som Summary, Dashboard, Timeline, Comparison eller Custom. Funksjonen som vises i videoen kan være en ny eller kontrollerstyrt funksjon, så menyene kan se annerledes ut hos deg. [6]
En passende instruks kan være:
Lag en interaktiv dashboard-slide fra Excel-filen. Vis omsetning, ordre og margin som tre nøkkeltall. Legg inn en knapp for hver region og la stolpediagrammet oppdatere seg når jeg velger region. Legg til en tidslinje for månedene. Vis datakilde og siste oppdateringsdato på sliden.
Tenk på dashboardet som én beslutningsslide, ikke som en hel rapport. Ta med de få valgene publikum faktisk trenger.
Ekstra fra den nye videoen: spill inn en egen formateringsskill
Videoen viser også en funksjon kalt Record a Skill. Den er mer konkret enn en vanlig instruks i chatten: Du gjør først formateringsendringer manuelt på en slide, for eksempel justerer plassering, farger, tekststørrelser eller animasjoner. Deretter kan endringene spilles inn som en egen skill og brukes på andre slides.
Tenk på det som en gjenbrukbar designoppskrift. Hvis dere hver måned lager en statusrapport med samme oppsett, kan dere først formatere én god slide. Deretter kan skillen hjelpe med å gi flere slides samme struktur, i stedet for at noen må flytte bokser og justere skrift på nytt hver gang.
I videoen omtales dette som en Frontier preview. Det betyr at funksjonen kan være eksperimentell, begrenset til enkelte kontoer eller endres før den blir bredt tilgjengelig. Den bør derfor testes på en kopi av presentasjonen, og dere bør fortsatt kontrollere resultatet manuelt.
Steg 4: Lag filtre og knapper
Interaktive slides kan bruke knapper til å bytte mellom segmenter, produktgrupper eller scenarier. Et salgsteam kan for eksempel vise totalmarkedet først og deretter klikke på «Nye kunder», «Eksisterende kunder» eller «Region vest».
Be Copilot om å lage en tydelig struktur:
Lag tre filterknapper: Alle kunder, Nye kunder og Eksisterende kunder. Når jeg velger en knapp, skal grafen og forklaringsteksten vise riktig gruppe. Bruk samme farger og plassering for knappene på alle visninger.
Ikke lag ti knapper bare fordi det er mulig. Hvis publikum må lese en bruksanvisning for å forstå knappen, er løsningen sannsynligvis for komplisert.
Steg 5: Lag en tidslinje som publikum kan klikke seg gjennom
En tidslinje passer når du skal forklare en utvikling over tid: et prosjekt, en kundereise, en produktlansering eller en historisk hendelse.
Prøv for eksempel:
Lag en interaktiv tidslinje for prosjektet fra januar til juni. Hvert månedsvalg skal vise mål, status, avvik og neste aktivitet. Bruk én kort setning per felt og marker måneder med forsinkelse tydelig.
I videoen vises også tidslinjer der tekst og innhold oppdateres når brukeren beveger seg mellom årstall eller steg. [6]
En enklere variant kan bygges uten Interactive Slides ved å bruke vanlige slides med handlingsknapper eller Slide Zoom. Da lager du én oversiktsslide og lenker hvert punkt til en detaljslide.
Steg 6: Bruk klassisk PowerPoint-interaktivitet når det er nok
Du trenger ikke den nyeste AI-funksjonen for å lage en god interaktiv presentasjon. PowerPoint har allerede flere funksjoner som fungerer stabilt:
Summary Zoom og Slide Zoom
Velg Sett inn → Zoom og bruk Summary Zoom, Slide Zoom eller Section Zoom. Microsoft beskriver dette som en måte å hoppe mellom slides og deler av presentasjonen i den rekkefølgen du trenger under fremføringen. [2]
Dette passer godt til et møte der publikum kan velge mellom:
- økonomi
- salg
- drift
- risiko
- beslutninger
Du kan gå tilbake til menyen etter hvert tema og la møtet følge spørsmålene i rommet i stedet for en fast rekkefølge.
Handlingsknapper
Velg Sett inn → Figurer → Handlingsknapper. En knapp kan lenke til neste slide, forrige slide, en bestemt slide, en annen presentasjon, en nettside eller en fil. PowerPoint lar deg også teste handlingen i lysbildefremvisning. [3]
En enkel navigasjonsrad nederst kan inneholde:
- Meny
- Forrige
- Neste
- Kilder
- Kontakt
Dette er ofte mer enn nok for en profesjonell presentasjon.
Steg 7: Legg inn grafikk som forklarer, ikke bare dekorerer
Copilot kan foreslå bilder og layout, men du bør velge visualisering ut fra spørsmålet du vil svare på.
Bruk en linjegraf når publikum skal se en utvikling over tid. Bruk stolper når de skal sammenligne kategorier. Bruk et punktdiagram når du vil vise forholdet mellom to variabler. Bruk et dashboard bare når publikum faktisk skal utforske flere sider av samme datasett.
Unngå å bruke sektordiagram for mange kategorier. Unngå også en graf uten tydelig periode, enhet eller kilde. En flott graf uten forklaring kan gjøre møtet vanskeligere, ikke enklere.
Tre praktiske eksempler
1. Salgsmøte
Start med en oversikt over omsetning og ordre. La publikum klikke mellom regioner eller produktgrupper. Når noen spør hvorfor marginen faller, kan du gå til detaljvisningen uten å hoppe frem og tilbake i en lang presentasjon.
2. Styremøte
Lag en hovedslide med fem nøkkeltall. Knytt hvert nøkkeltall til en detaljslide med Zoom. Legg inn kilder og dato for siste oppdatering. Da kan du holde oversikten enkel, men svare på spørsmål uten å lete etter riktig slide.
3. Opplæring
Lag en illustrasjon av en prosess eller en maskin. La deltakeren klikke på hvert trinn for å se forklaring, vanlige feil og neste steg. En tidslinje eller et interaktivt diagram kan gjøre det lettere å lære enn en vegg med punktlister.
Når bør du bruke interaktive slides?
Interaktivitet er nyttig når publikum skal velge retning, sammenligne alternativer eller undersøke tall. Det er mindre nyttig når du bare vil fortelle en kort historie med fem tydelige poeng.
Bruk derfor ikke interaktive funksjoner for å imponere. Bruk dem når de gir publikum bedre oversikt eller gjør det enklere å svare på spørsmål.
Viktige begrensninger
Copilot kan lage feil tall, feil tekst, misvisende grafer eller en layout som ser ferdig ut uten å være faglig riktig. Microsoft anbefaler selv at AI-generert innhold kontrolleres før det deles. Kvaliteten kan også være bedre på engelsk enn på andre språk, og enkelte funksjoner krever bestemte lisenser eller administratoroppsett. [4]
Interactive Slides-funksjonen og egendefinerte skills som vises i videoene, må behandles som funksjoner som kan være under utrulling eller avhengige av organisasjonens oppsett. Klassisk Zoom, lenker og handlingsknapper er et tryggere utgangspunkt dersom du trenger en løsning som flere skal kunne åpne og teste.
En god arbeidsmåte er derfor:
- Lag en enkel versjon først.
- Kontroller tall og kilder.
- Legg til én interaktiv funksjon som løser et konkret behov.
- Test presentasjonen i lysbildefremvisning på den maskinen som skal brukes.
- Ha en statisk PDF eller en enkel reserveversjon klar.
Målet er ikke å lage den mest avanserte PowerPoint-filen. Målet er å gjøre det lettere for publikum å forstå, stille spørsmål og ta en beslutning.
Et godt neste steg
Velg én eksisterende presentasjon som allerede brukes i salg, styrearbeid eller opplæring. Lag først en ryddig versjon med én graf og én tydelig beslutning. Test deretter én meny, Zoom eller handlingsknapp på kopi av filen. Samme avgrensede arbeidsmåte passer godt i en sikker AI-pilot på 30 dager.
Kilder og videoer
Microsofts egne veiledninger beskriver hvordan Copilot kan lage presentasjoner fra en idé eller et dokument, mens PowerPoint-dokumentasjonen forklarer Zoom og handlingsknapper. De interaktive dashboardene, filtrene, sliderne og egendefinerte skillsene er hentet fra videoene under. De viser muligheter og arbeidsflyter, men tilgjengelighet kan variere mellom kontoer og organisasjoner.
[1] Create a new presentation with Copilot in PowerPoint [2] Use Zoom for PowerPoint to bring your presentation to life [3] Add commands to your presentation with action buttons [4] Frequently asked questions about Copilot in PowerPoint [5] Copilot in PowerPoint Tutorial [6] Interactive Slides in PowerPoint [7] Create a PowerPoint presentation from a chart with Copilot [8] Interactive Slides and Record a Skill in PowerPoint